Observation par les assurances sociales : dispositions d’ordonnance en consultation

 

Communiqué de presse du Conseil fédéral du 21.09.2018 consultable ici

 

Lors de sa séance du 21.09.2018, le Conseil fédéral a décidé de mettre en consultation les dispositions d’ordonnance concernant l’observation des assurés par les assurances sociales. Elle porte en particulier sur les exigences fixées aux spécialistes auxquels sera confiée l’observation secrète d’un assuré, mais aussi sur la gestion des dossiers, la sécurité des données et le droit de consulter les documents. La modification d’ordonnance entrera en vigueur uniquement si la base légale pour la surveillance des assurés, décidée par le Parlement, est approuvée en votation par la majorité du peuple le 25.11.2018. La consultation s’achève le 21.12.2018.

Le projet d’ordonnance soumet les spécialistes chargés des observations, qu’ils soient employés de l’assurance sociale ou mandatés par elle, à une autorisation préalable. Pour l’obtenir, ils devront faire la preuve qu’ils n’ont pas été condamnés pour un crime ou un délit, qu’ils n’ont pas fait l’objet d’une saisie ou d’une faillite, et qu’ils disposent des compétences juridiques indispensables, d’une formation suffisante et d’une expérience dans le domaine de la surveillance personnelle. Une telle autorisation ne dispensera pas d’obtenir les autorisations cantonales exigées le cas échéant.

L’autorisation ne devra pas être utilisée à des fins publicitaires, sera valable cinq ans au maximum et pourra être retirée si les conditions ne sont plus remplies. La délivrance et le retrait de l’autorisation relèveront de la compétence de l’Office fédéral des assurances sociales (OFAS), qui tiendra une liste publique des titulaires d’une autorisation.

 

Gestion des dossiers, sécurité des données et droit de consulter les documents

L’ordonnance définit également les normes qui régiront la gestion, la conservation et la destruction des dossiers. Les assurances sociales devront gérer le dossier de chaque cas d’observation de façon systématique et exhaustive. Elles devront garantir la sécurité et la confidentialité des données. La destruction des dossiers devra être contrôlée et faire l’objet d’un procès-verbal. L’ordonnance précise également comment les personnes concernées seront informées de l’observation dont elles feront l’objet, et comment celles-ci auront la possibilité de consulter le matériel recueilli. La loi prévoit en effet que, dans tous les cas, l’assuré sera informé de l’observation effectuée et qu’il aura ainsi la possibilité de soumettre à un tribunal la légalité de cette surveillance.

 

Votation du 25.11.2018 sur les articles de loi

Le Conseil fédéral et le Parlement estiment que les assurances sociales, en particulier l’assurance-invalidité et l’assurance-accidents, doivent être dotées d’une base légale pour pouvoir effectuer des observations sur leurs assurés lorsqu’elles disposent d’indices concrets laissant présumer qu’il y a perception indue de prestations. Le 16.03.2018, le Parlement a adopté de nouvelles dispositions complétant la loi fédérale sur la partie générale du droit des assurances sociales (LPGA). Le référendum lancé contre cette réglementation ayant abouti, la votation aura lieu le 25.11.2018. Pour que les citoyens et les citoyennes puissent se faire une image complète à ce sujet, le Conseil fédéral a décidé de présenter, avant la votation, les dispositions d’exécution qu’il se propose d’insérer dans l’ordonnance sur la partie générale du droit des assurances sociales (OPGA).

 

Dans le détail (pour la version complète, cf. le rapport explicatif du 21.09.2018)

Art. 7a Autorisation obligatoire

L’art. 7a définit les exigences visées à l’art. 43a, al. 9, let. c, LPGA qui seront imposées aux spécialistes chargés d’effectuer une observation. La Confédération n’a jusqu’à présent jamais fait usage de sa compétence législative dans le domaine des activités de détective. Une bonne moitié des cantons soumettent à autorisation ce type d’activité dans leurs lois de police ou d’autres règlements spécifiques. D’autres cantons connaissent une telle obligation uniquement pour les entreprises de sécurité. La désignation de détective (privé) n’est ni une appellation professionnelle protégée ni un titre professionnel reconnu, et il n’existe pas de prescriptions uniformes en matière de formation pour ce genre d’activité, à la différence des professions régies par la loi sur la formation professionnelle. Il convient de relever que les exigences proposées dans l’OPGA ne s’appliquent qu’aux observations menées en Suisse.

Al. 1 : Aux termes de l’art. 43a, al. 9, let. c, LPGA, le Conseil fédéral règle les exigences à l’endroit des spécialistes chargés de l’observation. Cette disposition soulève inévitablement la question de savoir qui vérifie le respect de ces exigences. Pour des raisons de bonne gouvernance d’entreprise et conformément aux mécanismes de contrôle qui en découlent, il est impératif que ce ne soit pas l’assureur, mais un autre organisme qui vérifie l’aptitude des personnes à être chargées de l’exécution des observations. C’est pourquoi il est prévu que ce type d’activité soit soumis à autorisation. L’autorisation ne sera accordée qu’à des personnes physiques, et à condition que celles-ci remplissent toutes les exigences fixées à l’al. 3. L’assureur social qui délivre un mandat d’observation à une entreprise devra lui-même veiller contractuellement à ce que l’observation soit effectuée uniquement par les employés de l’entreprise qui disposent d’une autorisation de l’OFAS.

Al. 2 : Chacune des assurances sociales est soumise à la surveillance d’une autorité différente. Mais afin d’établir une pratique uniforme en matière d’autorisation, il est judicieux que les détectives agissant pour l’ensemble des assurances sociales soient soumis à l’autorisation d’une seule et même instance. Pour les assurances actives sur l’ensemble du territoire suisse, il convient également d’écarter toute différence entre les cantons. Comme la plupart des assurances sociales sont soumises à la surveillance de l’OFAS, il s’impose que cet office soit l’autorité qui délivre les autorisations. Les demandes d’autorisation devront lui être présentées par écrit.

Al. 3 : L’art. 3, let. a à e, définit les exigences que l’OFAS sera chargé d’examiner. L’examen des compétences et des connaissances professionnelles des requérants ainsi que des exigences visant leur personne doit permettre de garantir que les enquêteurs habilités à surveiller les assurés pour le compte des assureurs sociaux sont aptes et compétents. Si les conditions requises sont remplies, l’autorisation sera notifiée sous la forme d’une décision.

Les exigences visant la personne du requérant (let. a et b) sont destinées à vérifier sa fiabilité personnelle. Les extraits du casier judiciaire et du registre des poursuites et faillites permettront de déterminer si, vu ses antécédents, celui-ci est apte à l’exécution consciencieuse de ses mandats et si l’on peut raisonnablement attendre de lui qu’il respecte les dispositions légales dans sa conduite future, en particulier dans l’exécution de ses mandats.

D’un point de vue professionnel (let. c à e), il est exigé, d’une part, qu’il possède les connaissances juridiques nécessaires à la bonne exécution de ses mandats (let. c). Il est en effet essentiel qu’il connaisse les droits des assurés et les dispositions du droit pénal relatives à la surveillance et qu’il ait une connaissance suffisante du système de sécurité sociale et du droit des assurances sociales suisses. Les enquêteurs sont en outre tenus d’effectuer les observations à tous égards de la manière la moins invasive et la plus ciblée possible. Tout requérant doit ainsi apporter la preuve des connaissances juridiques requises.

D’autre part, tout requérant doit avoir une formation de policier ou une formation équivalente lui permettant d’exercer de telles activités (let. d) et au moins deux ans d’expérience professionnelle en tant que détective ou enquêteur dans le domaine de la surveillance des personnes (let. e).

Les critères fixés à l’al. 3 sont dans l’intérêt des assurances sociales, car une observation efficace (et donc rentable) nécessite une certaine expérience de celui qui la mène. Les critères retenus sont également dans l’intérêt des assurés, car ils visent à garantir que seules seront autorisées à effectuer des observations les personnes personnellement et professionnellement aptes à choisir une approche qui respecte toutes les dispositions légales et surtout qui réduise autant que possible l’ingérence dans la sphère privée ainsi occasionnée.

Al. 4 : justificatifs exigés

Al. 5 : Étant donné que les conditions requises à l’al. 3, let. a et b, peuvent changer à tout moment, un réexamen périodique s’impose et l’autorisation doit être limitée dans le temps. L’échéance doit être proportionnée afin qu’elle n’occasionne pas des démarches administratives excessives. L’exigence selon laquelle une autorisation ne doit pas dater de plus de cinq ans, nécessitant ainsi régulièrement une nouvelle demande, devrait être appropriée et raisonnable tant pour les spécialistes de l’observation que pour les assureurs.

Al. 6 : Les titulaires d’une autorisation sont tenus d’informer l’OFAS sans délai de toute modification importante relative aux faits déterminants pour l’octroi de l’autorisation. C’est le seul moyen de garantir que l’OFAS puisse prendre les mesures appropriées et, si nécessaire, retirer son autorisation.

Al. 7 : Cet alinéa précise que l’autorisation ne confère ni une appellation professionnelle reconnue ni un titre professionnel protégé ou d’autres avantages de ce genre. Il est certes permis au titulaire de s’identifier auprès des assureurs en présentant son autorisation, mais non d’en faire usage à des fins publicitaires.

Al. 8 : L’OFAS retire son autorisation si le titulaire ne remplit plus les conditions d’octroi ou si des faits en fonction desquels l’autorisation n’aurait pas dû être accordée sont constatés après coup. L’office peut aussi la retirer si le titulaire enfreint l’interdiction de publicité visée à l’al. 7.

Al. 9 : L’OFAS tient à jour une liste des titulaires d’une autorisation, avec indication de leurs nom, prénom, société et adresse ainsi que de la date de délivrance de l’autorisation. Cette liste est accessible au public.

Al. 10 : Certains cantons exigent des enquêteurs une autorisation de police les habilitant à travailler comme détective privé sur leur territoire. La réglementation prévue de l’OPGA ne modifie en rien cela. Bien que l’autorisation visée à l’art. 7a permette à son titulaire d’effectuer des observations pour les assureurs sociaux conformément à la LPGA, elle ne remplace nullement les autorisations que les cantons exigent pour admettre leur titulaire à mener cette activité sur leur territoire (comme c’est déjà le cas de certains d’entre eux). C’est pourquoi cet alinéa précise qu’une autorisation de l’OFAS ne dispense pas d’obtenir les autorisations exigées par les cantons. Cela signifie aussi qu’il appartient aux assureurs de veiller, lorsqu’ils commandent une surveillance auprès de spécialistes, à ne confier des observations qu’à des personnes qui, en plus d’une autorisation de l’OFAS, disposent également des autorisations cantonales requises.

En pratique, outre les exigences fixées à l’endroit des spécialistes, il importe que les assureurs définissent toujours clairement le mandat d’observation, qu’ils l’assortissent d’un avertissement juridique et qu’ils assurent un suivi étroit du mandat dans le cadre de la gestion des observations.

 

Art. 7b Émoluments pour l’examen d’une demande d’autorisation

La perception d’émoluments couvrant les coûts supplémentaires dus à la procédure d’autorisation visée à l’art. 7a se fonde sur le principe selon lequel il appartient aux personnes de payer les frais qu’elles occasionnent. Les frais de traitement d’une demande d’autorisation devraient s’élever à 700 francs.

 

Dispositions concernant la gestion, la conservation et la consultation des dossiers, ainsi que la notification des jugements et arrêts

L’art. 46 LPGA prévoit que l’assureur enregistre de manière systématique tous les documents qui peuvent être déterminants. Il est donc expressément prévu que les dossiers soient gérés de manière systématique et conservés dans leur intégralité. Or l’OPGA ne contient à ce jour aucune disposition d’exécution relative à la gestion des dossiers.

 

Art. 7c Gestion des dossiers

Al. 1 : Une gestion systématique et exacte des dossiers s’impose tout à la fois comme un élément important garantissant le droit de consulter les dossiers et comme une condition pour que l’autorité compétente puisse prendre des décisions informées, en étant en mesure de constater et d’évaluer les faits sur la base de dossiers complets et correctement tenus.

C’est pourquoi l’al. 1 prévoit que les dossiers doivent être gérés avec soin, systématiquement et dans l’ordre chronologique. Ces principes sont incontestés ; le principe de diligence et l’ordre chronologique sont d’ores et déjà appliqués par les assureurs. Par contre, la pratique a montré que la gestion des dossiers n’est pas encore systématiquement garantie chez tous les assureurs. À cet égard, le Tribunal fédéral exige au moins une pagination continue et, en règle générale, un bordereau « qui indique la liste chronologique de toutes les pièces introduites dans le dossier au cours de la procédure. Pour chaque document, le bordereau doit indiquer un numéro de séquence, son nombre de pages, la date à laquelle il a été versé au dossier, un titre qui l’identifie et une brève description concernant son type ou son contenu » (voir l’arrêt du Tribunal fédéral (8C.319/2010) du 15 décembre 2010, consid. 2.2.2)

Al. 2 : Alors que l’al. 1 énumère les principes de la tenue de dossiers, l’al. 2 précise les exigences auxquelles doit satisfaire le bordereau de chaque dossier.

Afin d’éviter autant que possible certaines difficultés faisant obstacle au repérage et au traitement des dossiers, les assureurs devront tenir un bordereau qui fournira non seulement des informations sur l’exhaustivité des dossiers, mais aussi et surtout des indications claires sur le contenu et le type des documents qui y sont conservés. Ce bordereau permettra aussi à l’assuré de consulter plus facilement son dossier et de trouver les différents documents. Il aidera surtout les autorités judiciaires et les experts à obtenir plus rapidement et de manière plus précise une vue d’ensemble de l’état du dossier.

Les logiciels disponibles aujourd’hui pour la gestion d’entreprise permettent aux assureurs de créer des bordereaux intelligibles à peu de frais. Les assureurs devraient donc veiller à l’avenir (notamment en vue de la consultation des dossiers par les parties) à ce que des bordereaux correctement rédigés permettent de trouver facilement et rapidement les différents documents. Une période transitoire est prévue afin de permettre aux assureurs de s’adapter à la nouvelle disposition.

 

Art. 7d Conservation des dossiers

Dans sa version actuelle, l’OPGA ne contient pas non plus de dispositions d’exécution concernant la conservation des dossiers. C’est pourquoi la présente modification introduit ici des principes à ce sujet.

Al. 1 : Cet alinéa fixe les principes en fonction desquels les dossiers doivent être conservés. Il s’agit d’abord de garantir leur sécurité ou leur intégrité matérielle. Des mesures doivent être prises selon le type de dossier (papier ou numérique) pour que les dossiers soient conservés de manière sûre et appropriée.

Al. 2 : L’alinéa prévoit que les dossiers soient protégés par des mesures architecturales, techniques et organisationnelles appropriées contre les accès non autorisés, les modifications non enregistrées et le risque de perte. Les assureurs devront ainsi veiller à ce que seules les personnes autorisées aient accès aux dossiers. Il faudra aussi prévoir des mesures pour écarter le risque que des modifications soient apportées aux dossiers sans être notifiées, et qu’elles ne soient plus repérables par la suite. Le principe est qu’aucun document ne puisse être supprimé ou remplacé sans que ces interventions, faute de notification, puissent être vérifiées (prévention de toute manipulation de dossier). Enfin, les assureurs devront également parer à toute perte de dossier par inadvertance.

 

Art. 8a Consultation du matériel recueilli lors d’une observation

Au niveau de la loi, c’est l’art. 47 LPGA qui règle le droit de consulter les dossiers (en tant qu’aspect du droit d’être entendu). Outre les dispositions d’exécution de l’art. 8 OPGA réglant la forme de la consultation du dossier, il s’agit de réglementer les modalités de la consultation du matériel recueilli lors d’une observation ; c’est l’objet du nouvel art. 8a. Deux cas de figure sont possibles : soit le matériel recueilli est évoqué et présenté à l’assuré au cours d’un entretien dans les locaux de l’assureur, soit il fait l’objet d’un courrier dans lequel l’assureur informe l’assuré de la surveillance dont il a été l’objet et de l’existence de ce matériel. Ces cas de figure renvoient aux situations, réglées par l’art. 43a, al. 7 et 8, LPGA, découlant du résultat de l’observation effectuée.

Al. 1 : Cet alinéa oblige l’assureur qui informe l’assuré de l’observation dans ses locaux de présenter à celui-ci l’intégralité du matériel recueilli, et de lui montrer en particulier les photographies et les films qui en font partie. L’assureur doit également indiquer à l’assuré qu’il peut en tout temps demander une copie de l’intégralité du matériel recueilli. Ainsi l’assuré est-il entièrement informé de l’existence de ce matériel et en situation de le consulter dans son intégralité.

Al. 2 : Cet alinéa règle la consultation du dossier dans le cas où l’assureur informe l’assuré de l’observation par écrit, ce qui est une obligation dans les cas prévus à l’art. 43a, al. 8, LPGA, puisque l’assureur doit alors rendre une décision concernant l’observation. Dans ce cas, l’assureur doit aussi offrir à l’assuré la possibilité de consulter dans ses locaux l’intégralité du matériel recueilli – cette option peut s’avérer pertinente lorsque l’assuré ne dispose pas des moyens techniques nécessaires (disque dur suffisant ou lecteur de DVD, par exemple) – ou d’en demander en tout temps une copie complète, le cas échéant avec l’ensemble de son dossier. En revanche, une remise automatique, non sollicitée, du matériel d’observation ne semble pas judicieuse, car on ne peut exclure qu’un assuré se sente dépassé par le contenu de ces documents ou qu’il n’ait aucun intérêt à les recevoir, par exemple parce que le matériel recueilli n’a pas pu confirmer le soupçon qu’il percevait indûment des prestations.

Au surplus, la réglementation existante et la jurisprudence concernant la consultation des dossiers restent déterminantes en droit des assurances sociales, y compris lorsque l’assuré renonce à ce droit.

 

Art. 8b Destruction des dossiers

La question de la destruction des dossiers ne concerne pas seulement le matériel recueilli lors d’une observation, mais tout dossier en général.

Al. 1 : Ce principe sera désormais inscrit expressément dans la législation. Une précision doit être mentionnée ici pour le « cas spécial » que représente le matériel résultant d’une observation qui n’a pas permis de confirmer les indices laissant présumer qu’un assuré percevait ou tentait de percevoir indûment des prestations. L’art. 43a, al. 8, LPGA prévoit en effet que, dans ce cas, l’assureur doit (let. a) rendre une décision concernant le motif, la nature et la durée de l’observation effectuée et (let. b) détruire le matériel recueilli lors de l’observation après l’entrée en force de la décision à moins que l’assuré ait expressément demandé que celui-ci soit conservé dans le dossier.

Al. 2 : Cet alinéa prévoit, lui aussi d’une manière générale, que la destruction des dossiers soit effectuée de manière contrôlée. Ce principe s’applique indépendamment du type de dossier considéré (il concerne donc aussi bien la destruction de dossiers « normaux » que celle du matériel recueilli lors d’une observation) et de la forme du dossier. L’assureur doit avoir un plan valant aussi bien pour l’élimination de dossiers papier que pour celle de dossiers enregistrés sur des supports de données. L’assureur doit aussi garantir que le processus de destruction soit toujours réalisé dans le respect de la confidentialité de toutes les informations que les dossiers contiennent. Autrement dit, cette règle ne porte pas seulement sur la destruction des dossiers, mais aussi sur leur acheminement à l’endroit où ils sont éliminés, de sorte qu’ils ne tombent jamais entre de mauvaises mains. Il est par conséquent exigé des assureurs qu’ils présentent un concept d’élimination et de destruction des dossiers ou des supports de données donnant toutes les garanties de sécurité à chaque étape du processus.

Al. 3 : Cet alinéa prescrit que le processus de destruction fait l’objet d’un procès-verbal. Il y sera mentionné qui a procédé à cette destruction, quand et de quelle manière.

 

Entrée en vigueur

La modification de l’ordonnance sur la partie générale du droit des assurances sociales devrait entrer en vigueur dans le courant de l’année 2019, en même temps que la modification de la loi sur la partie générale du droit des assurances sociales adoptée le 16.03.2018 par l’Assemblée fédérale (Base légale pour la surveillance des assurés), sous réserve de l’approbation de la majorité du peuple lors de la votation du 25.11.2018.

 

 

Communiqué de presse du Conseil fédéral du 21.09.2018 consultable ici

Projet de modification de l’OPGA consultable ici

Rapport explicatif du 21.09.2018 disponible ici